FAQ และคู่มือสำนักงาน

เลือกเมนู

FAQ แบ่งตามหมวด

1. การเคลียร์งบประมาณ / รายงานผลจัดซื้อ / รายงานผลเร่งด่วน

1. การส่งเอกสารขอเบิกงบประมาณถึงการเงิน มวล.ต้องส่งภายในกี่วันทำการ ?

เมื่อเสร็จสิ้นกิจกรรม ต้องส่งเอกสารให้การเงิน มวล.ภายในเวลา 15 วันทำการ และต้องไม่เกินวันที่ 10 ของไตรมาสถัดไป หากเกินต้องขออนุมัติกรณีเบิกจ่ายเกินไตรมาสถึง รองอธิการบดีในกำกับ

2. กรณีใช้งบประมาณของ มวล. แต่ขอยืมเงินจาก อวท.ไปดำเนินกิจกรรมก่อน จะมีขั้นตอนการเคลียร์งบประมาณอย่างไร ?

มีสองขั้นตอน

ทำเบิกงบประมาณจาก มวล. โดยสั่งงานแอดมินเป็น ขอเบิกคืนจาก มวล หรือ รายงานผลจัดซื้อ + มวล. ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ (ข้อความอาจเปลี่ยนแปลงได้) ซึ่งต้องส่งการเงิน มวล.ภายใน 15 วันทำการ
เมื่อได้รับเงินคืนการ มวล.แล้ว ให้มาสั่งงานแอดมินอีกรอบ เพื่อขอคืนเงินแก่ อวท.โดยสั่งงานแอดมิน เป็น คืนเงินยืม (ข้อความอาจเปลี่ยนแปลงได้)

3. การรายงานผลเร่งด่วนและรายงานผลทั่วไป กำหนดไว้ภายในกี่วัน ?

ต้องรายงานผลภายใน 5 วันทำการ นับจากวันที่ในใบเสร็จ โดยวันที่ในใบเสร็จถือเป็นวันที่ 1 และเมื่อนับไป 5 วัน ภายในวันที่ 5 ผู้บริหารต้องเห็นชอบ

4. กรณีจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างย้อนหลังต้องเขียนเหตุผลประกอบหรือไม่ อย่างไร ?

ข้อเสนอแนะของหน่วยตรวจสอบภายใน
การขอซื้อขอจ้างย้อนหลังทำได้ด้วยเหตุผลตามมาตรา 56 วรรคหนึ่ง การซื้อหรือจ้างกรณีจำเป็นเร่งด่วนอันเนื่องมาจากเกิดเหตุการณ์ที่ไม่อาจคาดหมายได้ หรือมาตรา 56 วรรคสอง (ง) กรณีมีความจำเป็นต้องใช้พัสดุนั้นโดยฉุกเฉิน โดยจัดทำรายงานผลจัดซื้อ พ.7 หรือ พ.7-2

2. การนำเงินเข้า MIS (รายได้ภาครัฐ/เอกชน/รายได้บริการ)

1. กรณีสั่งงานแอดมิน เรื่องการขอนำเข้าเงิน ไม่ว่าจะภาครัฐ เอกชน หรือกลุ่มรายได้ ต้องแจ้งอะไรบ้าง ?

1.แจ้งรหัส และ งวด (ของอวท.)
2.แจ้งรายการที่ประสงค์ให้ออกในใบเสร็จ หากประสงค์ให้ออกตามใบเสนอราคา ก็ให้แนบใบเสนอราคา
3. แจ้งที่อยู่ในการออกใบเสร็จ หากในสัญญา ตรง Term Sheet (สรุปสัญญา) ระบุไว้ชัดเจนแล้ว ก็ไม่ต้องแจ้งมา
4. แจ้งที่อยู่ในการจัดส่ง เช่น ให้จัดส่งไปยังบริษัท หรือสำนักวิชา หรือส่งคืน PM
5.หน้าสมุดบัญชีของนักวิจัย และสมุดบัญชีกองทุนหน่วยงาน (เฉพาะกรณีกลุ่มรายได้จากภาคเอกชน ทั้งนี้หากเคยมีข้อมูลในระบบแล้ว ไม่จำเป็นต้องส่งมาได้ แต่หากเป็นลูกค้ากลุ่มใหม่ จำเป็นต้องส่งมานำเข้าฐานข้อมูล)

**** ทั้งนี้ทางแอดมินจะส่งแบบฟอร์มสรุปก่อนการนำเข้า ให้ PM ตรวจสอบอีกรอบ ทั้งนี้เพื่อยืนยันว่าเลขที่บัญชี ตลอดจนที่อยู่ในการออกใบเสร็จ หรือที่อยู่ในการจัดส่งถูกต้องตามข้อมูลที่จัดเก็บไว้

2. กรณีสั่งงานให้ออกใบเสร็จ แต่ละประเภทใช้เวลากี่วัน ?

1.กรณีรายได้บริการ สามารถออกใบเสร็จได้ภายใน 1-2 วันทำการ เนื่องจากอาจมีปัจจัยอื่นที่ไม่สามารถออกใบเสร็จได้ทันที หากมีความจำเป็นให้แจ้งแก่เจ้าหน้าที่
2.กรณีเป็นรายได้วิจัยจากเอกชน สามารถออกใบเสร็จได้ภายใน 1-2 วันทำการ เนื่องจากอาจมีปัจจัยอื่นที่ไม่สามารถออกใบเสร็จได้ทันที หากมีความจำเป็นให้แจ้งแก่เจ้าหน้าที่
3. กรณีเป็นรายได้จากภาครัฐ สามารถออกใบเสร็จได้ภายใน 14 วันทำการ เนื่องจากจำเป็นต้องนำเข้า MIS โดนผ่านรองอธิการบดี และผ่านส่วนแผนงานและยุทธศาสตร์ของ มหาวิทยาลัยก่อน จึงจะออกใบเสร็จได้

3. งานสารบรรณ /งานดอม / ไปรษณีย์ / นิติกรรมสัญญา

งานไปรษณีย์

1. กรณีจะส่งไปรษณีย์ มีกี่วิธีและต้องทำยังไงบ้าง ?

การส่งไปรษณีย์ มี 2 วิธี คือ ส่งภายในมหาวิทยาลัย และส่งไปภายนอกมหาวิทยาลัย
1. ส่งภายในมหาวิทยาลัย :
1.ใบนำส่งเอกสารภายในเขตพื้นที่ มวล. มี 3 สาย ได้แก่ สาย A , B , ตึก วิจิตร โดยต้องพิจารณาดู ว่าหน่วยงานที่ต้องการส่ง เป็นสายไหน ก็ให้เลือกปริ้นเอกสารสายนั้น และติ๊กหน่วยงานที่จะจัดส่ง ระบุรายการเอกสาร จำนวนซอง และลงชื่อมุมซ้ายล่าง ในฐานะผู้ฝากส่ง คลิ๊กฟอร์ม
2.ใบปะหน้าซองหนังสือเวียนภายใน คลิ๊กฟอร์ม

2. ส่งภายนอกมหาวิทยาลัย :
1.ใบนำส่งไปรษณีย์ มวล. ให้ระบุ วันที่ ชื่อผู้ส่ง หน่วยงาน เบอร์โทร และให้ระบุ เลขเซ็กเมนต์ทุกครั้ง โดยใส่ FA : Z1010101042 และข้ามมาที่ตาราง ระบุรายละเอียดต่างๆ และตรงช่องลงนาม ให้ หัวหน้าฝ่าย เป็นผู้ลงนาม และปริ้น 4 ใบ เก็บไว้เองเผื่อเป็นหลักฐานว่าส่งแล้ว 1 ใบ อีก 3 ใบ ติดไว้ซองที่จะนำส่งไปรษณีย์ คลิ๊กฟอร์ม

งานดอม

1. กรณีได้รับมอบหมายให้เข้าร่วมกิจกรรม แต่มีบันทึกงานเพิ่มเติมเพื่อรให้มีการมอบหมายผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมเพิ่ม ต้องกำหนดเส้นทางหนังสืออย่างไร ?

1.หัวหน้าฝ่าย : สิทธิ กลั่นกรอง/ให้ความเห็น/เสนอเรื่อง
2.ตะกร้าหน่วยงาน : สิทธิ กลั่นกรอง/ให้ความเห็น/เสนอเรื่อง
3.ผู้อำนวยการ : สิทธิ อนุญาต/เห็นชอบ/พิจารณา/ ให้ความเห็นและลงนามกำกับ
4.ตนเอง : สิทธิ รับทราบ/ถือปฏิบัติ/จัดเก็บ(อ่านอย่างเดียว)

2. กรณีจัดทำหนังสือขออนุมัติงบประมาณ หรือขอนุมัติดำเนินการต่างๆ จะต้องเลือกเส้นทางของ ผอ/รอง ผอ เป็นสิทธิอะไร ?

อนุมัติและลงนาม

3. กรณีได้รับอนุมัติงบประมาณ ปฏิบัติงานนอกพื้นที่ และจัดซื้อจัดจ้างไว้แล้ว และมีขออนุมัติชี้แจงเพิ่มหลังจากเสร็จสิ้นกิจกรรมต้องดำเนินการหนังสือในระบบดอมอย่างไร ?

ค้นหาหนังสือฉบับที่ได้รับอนุมัติไว้แล้ว คลิก ส่งต่อ หาตนเอง สิทธิ์ กลั่นกรองเสนอเรื่อง เพื่อบันทึกชี้แจง

4. งานล่วงเวลา

1. การขออนุมัติปฏิบัติงานล่วงเวลา กรณีขออนุมัติเบิกย้อนหลังเกิน 5 วัน ทำการ ?

ตามระเบียบฯ ว่าด้วยการจัดเวลาทำงานและการทำงานล่วงเวลา พ.ศ. 2563 หมวด 2 ข้อ 11 กำหนดไว้ว่า กรณีขออนุมัติการเบิกจ่ายค่าล่วงเวลา ย้อนหลังได้ไม่เกิน 5 วันทำการ โดยเสนอรองอธิการบดีที่กำกับดูแลพิจารณาอนุมัติ
ดังนั้นรองอธิการบดีที่กำกับดูแลหน่วยงาน จึงสามารถอนุมัติได้ตามระเบียบฯ เท่านั้น กรณีขออนุมัติเบิกย้อนหลังเกิน 5 วันทำการ หน่วยงานต้องเสนออธิการบดีพิจารณาอนุมัติ วินิจฉัยชี้ขาดตามข้อ 6 ของระเบียบฯ ดังกล่าว

2. การดำเนินการเบิกจ่ายค่าล่วงเวลา กรณีที่หน่วยงานส่งมาเบิกเกินวันที่ 10 ของเดือนถัดไป ?

ตามระเบียบฯ ว่าด้วยการจัดเวลาทำงานและการทำงานล่วงเวลา พ.ศ. 2563 หมวด 4 ข้อ 18 กำหนดไว้ว่า กรณีการเบิกจ่ายค่าล่วงเวลา ให้ดำเนินการเบิกจ่ายให้แล้วเสร็จภายในวันที่ 10 ของเดือนถัดไป
ซึ่งหากหน่วยงานส่งมาเบิกเกินวันที่ 10 ของเดือนถัดไป ถือว่าปฏิบัติไม่เป็นไปตามระเบียบฯ ฉะนั้นต้องเสนออธิการบดีพิจารณาเป็นกรณีไป